What is HR software | Human resources (HR) kya hai

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What is HR software | Human resources (HR) kya hai किसी संगठन के दैनिक मानव संसाधन कार्यों और समग्र मानव संसाधन लक्ष्यों के प्रबंधन और अनुकूलन के लिए एक डिजिटल समाधान को संदर्भित करता है।

एचआर सॉफ्टवेयर के लिए धन्यवाद, एचआर कर्मचारी और प्रबंधक कठिन प्रशासनिक कार्यों पर खर्च किए गए समय को अधिक उत्पादक, लाभदायक प्रयासों में पुन: आवंटित कर सकते हैं।

1970 के दशक में मानव पूंजी डेटा को प्रबंधित करने के लिए पहली बार कंप्यूटर का उपयोग किए जाने के बाद से एचआर सॉफ्टवेयर तकनीक ने एक लंबा सफर तय किया है।

1980 के दशक में उद्यम ग्राहकों के लिए एचआर सिस्टम अधिक व्यापक रूप से उपलब्ध हो गए, और 1990 के दशक में वेब-आधारित सॉफ्टवेयर के आगमन ने एचआर सॉफ्टवेयर को और भी अधिक सामान्य बना दिया।

इन दिनों, अधिकांश नई प्रणालियाँ क्लाउड-आधारित, सदस्यता-आधारित, आसानी से अन्य डेटा प्रबंधन कार्यक्रमों के साथ एकीकृत होती हैं, और किसी व्यक्तिगत संगठन की आवश्यकताओं, लक्ष्यों और बजट के लिए अत्यधिक अनुकूलन योग्य होती हैं।

अब हर आकार और प्रकार के संगठन के लिए एक एचआर सॉफ्टवेयर समाधान मौजूद है। जैसे-जैसे आपकी टीम बढ़ती है, एचआर-संबंधित कार्यों का प्रबंधन तेजी से जटिल होता जाता है, जिससे सभी गतिशील भागों पर नज़र रखना मुश्किल हो जाता है। यहां बताया गया है कि कैसे एचआर सॉफ्टवेयर आपकी प्रक्रियाओं को दृश्यता प्रदान करता है।

What is HR software | Human resources (HR) kya hai

एचआर सॉफ्टवेयर एक डिजिटल समाधान है जो संगठनों को कर्मचारी सूचना प्रबंधन और दस्तावेज़ रूटिंग जैसी एचआर-संबंधित प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने में मदद करता है।

मानव संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर (HRMS) उस दक्षता को बढ़ाता है जिसके साथ HR टीमें काम करती हैं। यह स्वचालित वर्कफ़्लो, सहयोगी उपकरण और एक केंद्रीकृत फ़ाइल डेटाबेस के माध्यम से किया जाता है।

ऐसी मानव संसाधन सूचना प्रणालियाँ तेजी से बढ़ते व्यवसायों के लिए मानक हैं जिन्हें गोपनीय कर्मचारी डेटा को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करने, नियमों का अनुपालन करने और दिन-प्रतिदिन के आधार पर अपने मानव संसाधन पेशेवरों की उत्पादकता को बढ़ाने की आवश्यकता होती है।

एचआर सॉफ्टवेयर, जिसे क्लाउड-आधारित एचआर सॉफ्टवेयर के रूप में भी जाना जाता है, एक वेब-आधारित सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन है जो संगठनों को अपनी एचआर प्रक्रियाओं और कर्मचारी डेटा को एक सुरक्षित, केंद्रीकृत प्रणाली में प्रबंधित करने की अनुमति देता है जिसे इंटरनेट कनेक्शन के साथ कहीं से भी एक्सेस किया जा सकता है।

सभी HR सॉफ़्टवेयर क्लाउड-आधारित नहीं हैं, लेकिन क्लाउड-आधारित HR सॉफ़्टवेयर कई संगठनों के लिए मानक बन गए हैं। ऑन-प्रिमाइस एचआर सॉफ़्टवेयर, जहां सॉफ़्टवेयर स्थानीय सर्वर पर स्थापित किया जाता है और संगठन के आईटी विभाग द्वारा बनाए रखा जाता है, मानक हुआ करता था।

क्लाउड कंप्यूटिंग के बढ़ने और क्लाउड-आधारित एचआर सॉफ़्टवेयर द्वारा प्रदान किए जाने वाले लाभों के साथ, अधिक संगठन क्लाउड-आधारित समाधानों का विकल्प चुन रहे हैं।

क्लाउड एचआर सॉफ्टवेयर पारंपरिक ऑन-प्रिमाइस एचआर सिस्टम पर कई फायदे प्रदान करता है, जिसमें कम अग्रिम लागत, तेज कार्यान्वयन, स्वचालित सॉफ्टवेयर अपडेट और अधिक पहुंच और लचीलापन शामिल है।

इसके अतिरिक्त, क्लाउड एचआर सॉफ्टवेयर संगठनों को एचआर कार्यों के प्रशासनिक बोझ को कम करने, डेटा सटीकता और सुरक्षा में सुधार करने और कर्मचारी जुड़ाव और उत्पादकता बढ़ाने में मदद कर सकता है।

एचआर सॉफ्टवेयर एक डिजिटल समाधान है जिसे पूरे रोजगार जीवनचक्र में लोगों को प्रबंधित करने में एचआर पेशेवरों की सहायता के लिए डिज़ाइन किया गया है। एचआर सॉफ्टवेयर इसके लिए उपकरण प्रदान करता है:-

प्रशासनिक कार्य को सुव्यवस्थित करना

लोगों का डेटा व्यवस्थित करना

डेटा साझाकरण और सहयोग

महत्वपूर्ण मुद्दों पर वास्तविक समय पर प्रतिक्रिया देनाएक सौंदर्यपूर्ण, उपयोगकर्ता-अनुकूल ऑनलाइन समुदाय की सुविधा प्रदान करना

एचआर सॉफ्टवेयर ऑन-प्रिमाइसेस या क्लाउड-आधारित हो सकता है। इसके अलावा, कुछ SaaS HR सॉफ़्टवेयर एक सर्व-समावेशी प्लेटफ़ॉर्म प्रदान करते हैं, जबकि अन्य प्रणालियाँ जैसे HRIS, आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम, या पेरोल सॉफ़्टवेयर, अधिक विशिष्ट सेवाएँ प्रदान करते हैं।

Business केलिए HR software क्यों महत्वपूर्ण है?

प्रशासनिक दक्षता और कर्मचारी सूचना सुरक्षा को बेहतर बनाने में एचआर सॉफ्टवेयर महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

सही मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली आपके संपूर्ण मानव संसाधन कार्यबल को कर्मचारी डेटा पर पूर्ण नियंत्रण बनाए रखने और वर्कफ़्लो स्वचालन के साथ दस्तावेज़ समीक्षा या अनुमोदन में तेजी लाने के लिए सशक्त बनाती है।

क्लाउड-आधारित एचआर सिस्टम, विशेष रूप से, उचित अनुमतियों के साथ व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं के लिए स्वयं-सेवा पहुंच को बढ़ावा देते हैं।

इसका मतलब है कि एचआर टीमें दुनिया में कहीं से भी फाइलों का पता लगा सकती हैं, देख सकती हैं, संपादित कर सकती हैं, साझा कर सकती हैं, हस्ताक्षर कर सकती हैं और उन पर सहयोग कर सकती हैं – अपने अनुरोध को मंजूरी मिलने के लिए हफ्तों इंतजार किए बिना।

Benefits of having HR software?

सही समाधान के बिना, एचआर टीमों को नई शुरू की गई कानूनी आवश्यकताओं, समय लेने वाली भर्ती या ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाओं और दस्तावेज़ वर्कफ़्लो से निपटना मुश्किल होगा।

संगठनात्मक दक्षता में प्रमुख सुधारों में शामिल हैं:-

मानव संसाधन सूचना को केन्द्रीकृत करना

हालाँकि कई मानव संसाधन पेशेवर दस्तावेज़ों को फाइलिंग कैबिनेट या अपने कंप्यूटर में संग्रहीत करके काम चलाते हैं, लेकिन तेजी से बढ़ते संगठनों के लिए यह सबसे अच्छा समाधान नहीं है।

जैसे-जैसे कर्मचारी फ़ाइलों का ढेर बढ़ता जाता है, एचआर टीमों के लिए उनकी ज़रूरत की चीज़ें खोजना कठिन होता जाता है – खासकर अगर यह सिस्टम, डेस्क और इनबॉक्स में बिखरी रहती है।

कई व्यवसायों ने सुविधा, पहुंच और लागत लाभ के लिए क्लाउड-आधारित कर्मचारी फ़ाइल प्रबंधन की ओर रुख किया है जो असंरचित डेटा के जोखिम को कम करता है।

एक प्रभावी मानव संसाधन प्रणाली महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को एक ही स्थान पर समेकित करेगी, ताकि टीमें तुरंत फ़ाइलें पुनर्प्राप्त कर सकें और अधिक जानकारीपूर्ण, तेज़ निर्णय ले सकें।

सबसे अच्छा एचआर सॉफ्टवेयर कर्मचारी फ़ाइलों को संग्रहीत करने से कहीं आगे जाता है। डेटा कैप्चरिंग टूल की मदद से, संगठन आने वाले डेटा को संसाधित और रिकॉर्ड कर सकते हैं – शुरुआत से ही मानव संसाधन प्रक्रियाओं को तेज कर सकते हैं।

यह उन व्यवसायों के लिए बहुत उपयोगी हो सकता है जिन्हें कागजी कार्रवाई को डिजिटल बनाने की आवश्यकता होती है, साथ ही मानव संसाधन विभागों के लिए जिन्हें कर्मचारी संपर्क जानकारी, प्रशिक्षण रिकॉर्ड और पेरोल जानकारी जैसे डेटा एकत्र करने की आवश्यकता होती है।

OCR (optical character recognition) तकनीक का उपयोग दस्तावेजों और छवियों को स्कैन करने के लिए भी किया जा सकता है, जिससे उन्हें खोजने योग्य और आसानी से पहुंच योग्य बनाया जा सकता है।

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जब दस्तावेज़ों को समीक्षा के लिए भेजने की आवश्यकता होती है, तो सही लोगों को ट्रैक करने और उनकी प्रतिक्रिया प्राप्त करने में बहुत समय और प्रयास लग सकता है।

एक स्वचालित वर्कफ़्लो के साथ, उन सभी का न्यूनतम मैन्युअल पर्यवेक्षण और प्रशासनिक बाधाओं के जोखिम के बिना ध्यान रखा जा सकता है।

स्वचालित वर्कफ़्लो यह सुनिश्चित करने में भी मदद कर सकता है कि संभावित उम्मीदवारों, नए कर्मचारियों या मौजूदा कर्मचारियों को दस्तावेज़ जारी करने से पहले सभी आवश्यक अनुमोदन प्राप्त कर लिए गए हैं।

कार्यों को स्वचालित करके और प्रत्येक दस्तावेज़ की स्थिति को ट्रैक करके, हायरिंग, ऑनबोर्डिंग या अन्य एचआर-संबंधित प्रक्रियाओं को जल्दी और कुशलता से पूरा किया जा सकता है।

Collaborating on updated documents in HR software

एचआर टीमों को दस्तावेज़ों को प्रतिदिन संपादित और साझा करने की आवश्यकता होती है, चाहे वह किसी संगठन के कर्मचारियों के साथ हो या बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ।

यदि दस्तावेज़ संशोधन पर सहयोग करने का एकमात्र तरीका ईमेल अनुलग्नक और अलग-अलग फ़ाइल-संपादन टूल के माध्यम से है, तो एचआर पेशेवरों को अपडेट करने और तदर्थ बनाने के लिए बहुत सारी महंगी प्रणालियों के साथ छोड़ दिया जाएगा, जिससे प्रक्रियाओं को बनाए रखना भ्रमित हो जाएगा।

सही मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली सभी को ट्रैक पर रखने के लिए संस्करण नियंत्रण और ऐतिहासिक ट्रैकिंग तैनात करती है।

एकाधिक मानव संसाधन कर्मचारी एक ही मास्टर दस्तावेज़ पर काम कर सकते हैं – डुप्लिकेट दस्तावेज़ बनाने की आवश्यकता को समाप्त करना और बाद में महत्वपूर्ण जानकारी को एक ही स्थान पर रखना।

यह सब दस्तावेज़ निर्माण और संपादन प्रक्रियाओं में अधिक पारदर्शिता को बढ़ावा देता है, ताकि टीमें एचआर दस्तावेज़ जीवनचक्र पर शुरू से अंत तक नियंत्रण रख सकें।


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